קהילות מומחים או Communities of Practice

קהילות ידע, המוכרים גם בשם קהילות מומחים או Communities of Practice, הנן קבוצות של אנשים להם ידע משותף. על פי רוב, הכוונה לקבוצה רוחבית של אנשים בארגון, שאינם יושבים תחת אותה שייכות ארגונית, אלא פזורים במקומות שונים ולעיתים אפילו בתפקידים שונים.

הצורך בניהול קהילות, נובע מהרצון לשתף ידע. אותם אנשים חולקים נושא משותף, אך הידע מפוזר ביניהם. לעיתים, הוא נלמד מחדש ע"י כל אחד, תוך השקעת זמן וכסף ארגוני. פעמים אחרות, לצערנו, היעדר שיתוף הידע, גורר ביצוע שגיאות, במקומות בהם חסר. הצורך בשיתוף ידע ברור. השיתוף מאפשר Re-Use (על ציר הזמן) ומאפשר Multi-Use (על ציר האנשים), אך יותר מכן, יוצר Smart Use - כר להחלפת דעות, שיקול דעת משותף. מכאן, מביא ליצירת ידע חדש- New Use ולמינוף הצמיחה.

ניהול הקהילות בעידן הטכנולוגי הנו קל לעין ארוך, לעומת זמנים עברו.
הטכנולוגיה תומכת ומשלימה את המפגשים המתנהלים פנים אל פנים. המפגשים האנושיים יכולים להתכנס אחת לתקופה. אולם, בדרך כלל, פגישות אלו אינן מספקות ליצירת קהילה "חיה ונושמת": היעדר העבודה במקום פיזי משותף אחד ותחת קורת גג ארגונית אחידה יכולה ליצור חלל. הטכנולוגיה, מטרתה לסייע במילוי חלל זה, ע"י יצירת אמצעים משלימים לשיחה ולמפגש. זאת, ע"י קירוב האנשים, על בסיס יצירת אמצעי תקשורת ביניהם והעברת מידע וידע נוחים עבורם.

קהילת ידע וירטואלית יכולה להבנות על פלטפורמות רבות, הבולטת ביניהן- הפורטל הארגוני.

להלן מספר מרכיבים טכנולוגיים היכולים להוות תשתיתי לקהילת ידע וירטואלית:

(1) שיתוף מסמכים: Shared Documents. מסמכים משותפים בנושאים מגוונים

הרלוונטיים לקהילה.

(2) שאלות נפוצות: FAQ. שאלות חוזרות באופן תכוף, בליווי המענה עליהן.

(3) חדשות: Banner News.

(4) יומן מפגשים: תאריכון מפגשים של הקהילה. לגבי פגישות עתידיות- תזכורת והעלאת מודעות; לגבי פגישות שהיו בעבר- כולל תיעוד של המפגשים. יעיל ע"מ לאפשר לחברי הקהילה להתעדכן בתוכן פגישות שלא נכחו בהם או במידה והצטרפו לקהילה לאחרונה ורוצים להתעדכן בעבר.

(5) פרופיל חברי הקהילה: דפים אישיים של כל חברי הקהילה + אפשרות התקשרות. מאפשר ללמוד על כל אחד מחברי הקהילה ולהתקשר בינם לבין עמצם באמצעות ה- Email.

(6) משוב: פניה למנהל הקהילה.

(7) חדש בקהילה: Items חדשים. מאפשר לכל אחד לקבל מידע על פריטים חדשים

שנוספו לקהילה ושטרם צפה בהם.

 (8) לוח מודעות: Bullitin Board.

 (9) קבוצות דיון: Discussion Group. כלי המאפשר לכל אחד מחברי הקהילה להציג שאלה ולהפנות אותה לקהילה. יעיל כאשר יש שאלות שלא ידוע מי מחברי הקהילה יודע את התשובה או איפה ניתן למצוא את התשובה. רכיב קריטי!!

(Instant Messaging (10 - (דוגמת ה - ICQ). מאפשר לדעת מי מחברי הקהילה מחובר ויכול לסייע בפתרון בעייה באופן מיידי. יעיל כאשר יש צורך בפתרון מיידי תוך כדי עבודה; יעיל גם לצורך שיחות ועידה.

(Chat (11- מאפשר להכנס לחדרי דיון שונים. השיחה מתבצעת און ליין ולא כמו בפורומים שבהם הדיון יכול להמשך מספר שעות או ימים.

(12) שאלון / סקר - מאפשר עריכת סקרים ושאלונים בין חברי הקהילה למשל ע"מ לדעת איזה נושאים מעניינים אותם וכד'.

לא תמיד יעשה שימוש בכל האמצעים ולכל קהילה או ארגון יש לבחור את הכלים והאמצעים המתאימים לו בהתאם לתהליכי העבודה בהם הם מורגלים לעבוד, בהתאם לצרכיהם הספציפיים וכמובן, בהתאם לטכנולוגיות שכבר קיימו תו/או זמינות בארגון.