סקר משוב מורים ככלי אבחוני ותהליך ביצועו

צפרוני, אבי. "סקר משוב מורים ככלי אבחוני ותהליך ביצועו". עיונים: בחינוך, בחברה, בטכנולוגיה ובמדע, גיליון מס' 10, אלול תש"ע, אוגוסט 2010. עמ' 35- 38.

כדי שבית הספר כארגון יפעיל תהליכים אינטנסיביים לשיפור מתמיד כדרך-חיים, עליו לערוך אבחון מערכתי כתנאי חיוני לבניית תכנית פעולה ולמיסוד של מנגנוני שיפור.

אבחון מערכתי – לשם מה?

1. השינויים המואצים בסביבת המערכת של בית הספר מחייבים את בית הספר לבחון באופן מתמיד את מידת התאמתו ותפקודו לתנאי הסביבה שבה הוא פועל.
2. הנעת מהלכים לשיפור ביצועים באופן מתמיד, תוך הבקעת קליפת השאננות ויציאה מאזורי הנוחות.
3. הצפה גלויה של הבעיות, כדי לתת להן מענה הולם.
4. בניית אסטרטגיה פרואקטיבית לצמיחה ארגונית.
5. ניצול ההצלחות: ניתוח הנקודות שבהן התוצאות עולות על הציפיות, התמקדות בהזדמנויות ולמידה מהצלחות.
6. איתור מוקדם של סימני דעיכה כדי לתת טיפול מונע.
7. התאמת סגנון מנהיגותו של המנהל לשלב ההתפתחותי בו נמצא בית הספר.
8. בחינה מתמדת של התקדמות בית הספר לאורך ציר הזמן.
9. דיווח מסכם על מצב בית הספר בהתאם לעקרון של אחריותיות.
האבחון הארגוני כנדבך בלתי נפרד מהדינמיקה לשיפור מתמיד
הדינמיקה לשיפור מתמיד כוללת ארבעה נדבכים: אבחון ארגוני (נקודות חוזק, נקודות חולשה, הזדמנויות ואיומים); תכנית פעולה (לאור ממצאי האבחון); יישום; משוב והערכה.

סוגי מניעים לסקר המשוב

סקר המשוב מקובל ככלי ניהולי מתקדם, אולם ברמה הסמויה – שאינה תמיד מודעת – המניעים להעברתו הם שונים: 1. כלי לניגוח. 2. כלי אופנתי לניהול מתקדם. 3. כלי להנעת תהליכים לשיפור ולפיתוח. המניע האמתי לסקר המשוב יתווה את מטרתו ואת הנגזרות מתוך מטרה זו. מכאן, ישנה חשיבות רבה לבחון באיזו מידה אכן המטרה הרצויה היא שעומדת בבסיס סקר המשוב.

שלבים בתכנון סקר משוב וביצועו

תנאי ראשוני הוא שיתוף המורים בכל שלבי התהליך כדי להבטיח את מחויבותם לבצוע תכנית השיפורים שתיגזר מתוך ממצאי הסקר.
שלב א' – ההסכם עם ההנהלה והמורים: תכנון התחומים שרצוי לחוקרם, את סוג הנתונים שייאסף ואת כלי האיסוף, למי תהיה גישה לנתונים, כיצד לשמור על האנונימיות של המשתתפים, את לוחות הזמנים, כיצד יעובדו הנתונים ומיהם האנשים שיבצעו את התהליך.
שלב ב' – תכנון איסוף הנתונים: בשלב זה יוחלט בדבר הסוגיות הבאות: באילו נושאים ספציפיים יתמקד הסקר; שיטות איסוף הנתונים (שאלונים, ראיונות וכולי); מספר הנבדקים; לוח זמנים מפורט; מי יעבד את הנתונים; מהם המשאבים הנחוצים לביצוע הסקר.
שלב ג' – תכנון המשוב: בשלב זה יש לקבוע בדבר הדרך הרצויה למתן המשוב, אופן הצגת הנתונים, מי ישתתף בישיבת המשוב וכמו גם תכנון הישיבות הנדרשות.
שלב ד' – היערכות המורים לאחר קבלת המידע: כאן יוחלט בנוגע לכיווני הפעילות ותגובש תכנית עבודת ועדות, כולל לוח זמנים לגיבוש תכנית פעולה ולהצגתה.

משתנים המשפיעים על יעילות המשוב שנמסר למורים

1. המידע בעל זיקה ברורה וגלויה לעבודת המורים בבית הספר.
2. המידע מועבר בצורה בהירה ומובנת.
3. מוצע שהנתונים יושוו לנתוני מוסד אחר באותו תחום, או למצב המתואר בספרות המחקר.
4. המידע צריך להיות מנוסח באופן תיאורי ומוחשי בליווי דוגמאות.
5. המידע צריך להיות מדויק ותקף כדי שייתפס כאמין. לכן יש לדווח על דרכי איסוף המידע.
6. יש לארגן את החומר בצורה בהירה ולהקפיד על צמצום כמותי כדי להימנע מעומס יתר.
7. החומר יתמקד בנושאים שבשליטת המורים לחולל בהם שינוי.
8. במהלך הצגתו של המשוב הוא אמור לגרות את המורים להוסיף מידע משלהם. לכן יש להציגו כנקודת מוצא לתכנון עבודת מורים, ולא כנקודת סיום.
9. כדי להחליש תגובות של התגוננות, מוצע לנהל את ישיבות המשוב בקבוצות קטנות.
10. בעת מסירת המידע יש להדגיש את הסיכוי לשיפור המצב ואת תמיכת ההנהלה במורים להתמודד עם השינויים המוצעים.

התנאים ההכרחיים לאפקטיביות התהליך

1. יצירת אקלים של אמון בין כל בעלי העניין בבית הספר המתמצה במסר שהמטרה היא לשפר ולייעל ולא לחפש אשמים.
2. מסר ברור של ההנהלה לעורכי האבחון שלא לומר את מה שהארגון רוצה לשמוע אלא את מה שהוא צריך לשמוע.
3. קבלת האחריות לממצאי האבחון, ללא ניסיון לתרץ או להצדיק את הממצאים.
4. שיתוף פעולה ומעורבות העובדים בתהליכי האבחון וחשיפתם באופן מושכל לממצאיו.
5. מחויבות ההנהלה להתוות תכנית ולהניע מהלכים בעקבות ממצאי האבחון המערכתי.

ראה גם :

אבחון מערכתי-השלכתי של התרבות הארגונית הבית ספרית