הבניית הידע והפיכתו למובנה

לסקירה מלאה - ראו קובץ מצורף מימין

המטרה של הבניית הידע (CODIFICATION) היא להבנות את הידע לתבניות ברורות שיהיו נגישות לגורמים ואנשים בארגון אשר יזדקקו לו. באופן מעשי, הידע הופך להיות מקודד או בעל תבניות קבועות, כלומר מאורגן עפ"י תבניות וקטגוריות.

הבעיה המרכזית בהבניית ידע היא השאלה כיצד יוצרים את ההבניה מבלי לאבד את ערכו הייחודי ותכונותיו המיוחדות של הידע, במילים אחרות הבנייה סבירה של הידע היא ללא ספק חיונית, הבניית יתר עשויה לפורר את הידע, לחסל אותו.

בפרויקט הבניית ידע צריך גם לזהות את מקורות הידע ולא רק את שיטת ההבניה. אם אינך יודע כיצד לאסוף את הידע יהיה לך קשה להחליט לגבי ערכו של הידע הארגוני (לכן, לעתים מוקמות מחלקות איסוף למידע ומחלקות נפרדות לעיבוד המידע).

מפות ידע 

מפת ידע, בין אם מדובר על רשימה מסווגת /מדריך מסווג, בסיס נתונים מתוחכם או רשימה ידנית טובה, מצביע על המידע אך אינו מכיל אותו. פיתוח מפת ידע מחייב איתור של המידע החשוב בארגון ולאחר מכן פרסומו בצורת רשימה או תמונה הממחישה היכן ניתן למצוא את הידע.

העיקרון המנחה של מפת הידע הוא להראות בצורה ברורה לאנשים בארגון לאן לפנות כאשר הם מחפשים מומחיות בתחום מסוים. עובד שיש לו מפת ידע טובה של המומחיות בארגון יש לו נגישות גבוהה יותר למקורות המידע. בלי מפות מידע קשה מאד למצוא את הידע הנדרש בארגון. מפת ידע יכולה לאפשר מבט כולל על משאבי הארגון מזוויות צפייה טובה יותר כמו מפה של עיר המראה את איזה משאבים עומדים לרשות העיר (ספריות, בתי חולים, תחנות רכבת, בתי ספר), מה הנגישות שלהם וכיצד להגיע אליהם. מפת מידע היא תמונה של מקורות חשובים שקיימים בארגון וגם היכן הם נמצאים וממוקמים. ולכן, אפשר להשתמש בהם כמכשיר להערכת הידע של הארגון, ולגלות את נקודות החוזק של הארגון מבחינת משאבי הידע.

כפי שצוין קודם, תרשים המבנה הארגוני אינו משקף כלל את מפת הידע של הארגון. בדרך כלל, תרשים המבנה הארגוני לא מראה לך למעשה היכן נמצא הידע בארגון. ברוב המקרים תרשימי המבנה הארגוני הם היררכיים, והם מתארים מבנים בירוקרטים פורמליים, היררכיים, עם פירוט רב יותר בחלק העליון שלהם מאשר בחלק התחתון שלהם. אבל ידע בארגון הוא לא היררכי והוא שוכן במקומות שונים בצורה לא מאוזנת.

כדי להשיג את הידע, צריכים מחפשי ידע, הלוקחים את המשימה שלהם ברצינות וביעילות, לחצות גבולות של מחלקות, להתעלם ממבני הדיווח הקיימים. כלומר, מפות ידע יכולות גם להוביל למתחים פוליטיים בארגון. מומחיות שאינה משתקפת בתואר הרשמי של האנשים עשויה להרגיז את מקבלי ההחלטות בארגון. לכן, לערוך מיפוי ידע בארגון ציבורי קשה הרבה יותר מאשר בחברה פרטית. כדי לגבש מפת ידע טובה, צריך להחליט אילו חלקים בארגון יעברו מיפוי ולא בהכרח למפות את הארגון כולו. מפת המידע בחברת התרופות הופמן-להרוש, תוכננה באופן יעודי, לשקף את מגזר הידע העוסק בעיבוד מידע ובמעקב אחר יישומי תרופות חדשות.

הרכבת ובניית מפת המידע

המידע הנדרש ליצירת מפת ידע קיים בארגון, אבל הוא מפוצל ולא מתועד. לכל עובד בארגון יש חלק מוקטן של המפה בראשו, הוא יודע על המיומנויות שלו ועל מיומנויות של צוותים שהוא עובד אתם. ביצירת מפת ידע ארגונית, צריך למעשה, לאסוף את כל מפות הידע היחידניות (מיני-מפות) ולהרכיב אותם אחת לאחת למפה גדולה יותר. לכן, ארגונים המתחילים לבנות מפות ידע מפיצים סקרים השואלים והמתחקרים את האנשים לגבי מצאי הידע שלהם ומהיכן הם שואבים את הידע הנדרש לביצוע המשימות שלהם.

מערכות מיפוי הידע נוגעות לשני תחומים עיקריים:

א.   איסוף וליקוט מידע רלבנטי מהעובדים ומהארגון

ב.הצגת המידע /תצוגת המידע (DISPLAYING THE INFORMATION)

 מפות הידע מציעות להנהלה כלי חדש המסייע להם לראות את תמונת הידע בארגון ולזהות פערי הידע בחברה.

למה תורמות מפות הידע?

·        מגבירות את אמצעי ההמחשה של ריכוזי הידע.

·       מגבירות את הלמידה הארגונית.

מפות ידע הן יותר אפקטיביות מאשר הטקסטים הסטנדרטים לצורך המחשת מצבורי הידע בארגון.

היתרון הגדול של מפות הידע ביחס לאמצעי הבנייה אחרים הם הגמישות שלהן והיכולת להציג בצורה דינאמית את הידע הזורם בארגון.

מפת ידע היא ייצוג גראפי לריכוזי הידע בארגון וזיקה ביניהם.