לעצור את עומס היוזמות: כשמחוזות הלימוד נותנים לעובדות לדבר בעד עצמן, מסתבר שפחות יוזמות מניבות יותר

Philip, E., Perkins, T., Stephens, S., & Oliva, J. (2025). Cutting through initiative overload: When districts let the evidence speak, they’ll find that fewer initiatives deliver greater impact. Educational Leadership, 83(4), 28–34

עיקרי הדברים:

• מאמר זה מציג תוכנית עבודה לניהול פרויקטים עבור מנהלי מוסדות חינוך
• האסטרטגיה הנכונה ביותר לניהול מיזמים בית ספריים היא השקעה מלאה ונקודתית במעט היוזמות הכדאיות ביותר
• ניתוח מחוזי מעמיק עתיד לחשוף כי פועלות במקביל יוזמות שונות, מקבילות ודומות, שאינן משתפות פעולה או אינן תואמות את החזון והיעדים של משרד החינוך
• כדי להימנע ככל האפשר מיוזמות מיותרות ולהצליח לחזות את הפוטנציאל של כל תוכנית, חשוב גם להבהיר את פני הדברים לסגל המורים והאדמיניסטרציה וללמדם להעריך את המיזמים שלהם, הן בשלב הצעת המיזם וכלה באשר למיזם פעיל

לתקציר באנגלית

לקריאה נוספת: כל סיכומי המאמרים בנושא בתי ספר

במחוזות לימוד רבים ברחבי העולם, מפקחים ומנהלים מתמודדים עם מגוון גדול ומסועף של תוכניות, מסלולים, ערוצים ויוזמות. חלקן רצות ומונעות מכורח ההרגל וכבר אינן נחוצות. ברגע שמושקעים משאבים במיזם מסוים, שכבר אינו מניב פרי, זה בא על חשבון יוזמות אלטרנטיביות וחדשניות או מכלה את המשאבים הקיימים. האסטרטגיה הנכונה ביותר לניהול מיזמים בית ספריים היא השקעה מלאה ונקודתית במעט היוזמות הכדאיות ביותר. זאת, במקום לירות לכל הכיוונים או להתחייב לפרויקטים הרפתקניים, שרק נשמעים מלהיבים, אך אינם ברי-ביצוע (Byrk et al., 2015).

בפועל, עומס יוזמות עתיד לפגום במרקם החברתי ולגרום לתסכול והתשה. על רקע זה, מציע המאמר תוכנית עבודה לניהול פרויקטים עבור מנהלי אגפי חינוך. התוכנית כוללת הצבת חזון ומטרות, חתירה לשיפור מתמשך, מתון ותמידי, ניתוח מפוקח של הנתונים ובחינה מובנית של התפוקה של כל מיזם.

להכין רשימת מלאי ושיטת עבודה

במחקר שנערך במחוז גילפורד בצפון קרולינה, בו לומדים כמעט 67,000 תלמידים בכ-120 מוסדות לימוד, נבדקה ונערכה מחדש אסטרטגיית השקעת המשאבים וניתוב התקציבים למיזמים בית ספריים. זאת, תוך ליווי שניתן לשדרה הניהולית מטעם מומחים בתחום החינוך, הניהול והמימון מאוניברסיטת צפון קרוליינה.

ראשית, המנהלים נדרשו להסכים ביניהם לגבי היוזמות הרצויות, המשמעותיות והתפוקתיות ביותר. שנית, נשלחו המנהלים, לעבוד בצמוד למנהלי דרגי הביניים, הרכזים וסגלי ההוראה, כדי לאסוף מידע קונקרטי בנושא היוזמות, תוך הבנה מלאה של תיאורן, ייעודן, עלותן, תקציבן, תפוקתן, קהל הידע שלהן וכל מידע רלוונטי אחר.

עבודת השטח הזו חשפה כי במחוז פועלות מעל 120 יוזמות שונות, חלקן מקבילות ודומות באופיין, אך אינן משתפות פעולה וחלקן האחר אינו תואם את החזון והיעדים של מחוז הלימוד. לבסוף, מיפו המנהלים את היוזמות הקיימות לכדי חמישה כיווני עבודה אסטרטגיים:

1. קידום למידת תלמידים;
2. פיתוח מקצועי של מורים;
3. גיוס ושימור מורים, ותגמול מורים מצטיינים;
4. טיפוח הבריאות הפיזית והנפשית והבטיחות במוסדות החינוך;
5. הכנת תלמידים לעולם האמיתי (NIRN & SISEP, 2025).

רובריקה לניהול וייעול יוזמות בית ספריות

כדי לנהל יוזמות בית ספריות באופן מובנה, מושכל ויעיל, פותחה ומוצגת להלן רובריקת תיעדוף והערכת יוזמות, הכוללת חמישה מרכיבים:

1. עלות – בין אם מדובר במיזם שפועל כבר שנים, ובין אם יוזמה חדשה, בטרם נקפוץ למים, יש לברר ולהבין: אילו משאבים כספיים, טכנולוגיים או אנושיים דרושים כדי להפעיל ולנהל את התוכנית לאורך שנים? מהן העלויות הישירות? מהן העלויות הפוטנציאליות של תתי-מיזמים שעשויים להתפתח? לבסוף, יש לקבוע באופן חד-משמעי האם המחוז מוכן, או לא מוכן, לעמוד בעלויות. אם יש ספק, רצוי לגנוז ולבחון מחדש בעוד כמה שנים.
2. היקף – יש יוזמות חד-ערוציות שיכולות להיות מנוהלות על ידי עובד אחד. ואולם, אחרות מצריכות שיתופי פעולה תקציביים, מורכבים, בין-שכבתיים, בין-מוסדיים ולעיתים בינלאומיים. אומדן היקף היוזמה הוא חשוב מאין כמוהו, ויש לבחון אותו תחילה בהקשר למענקים ומימון. על בסיס אירועי העבר, ומתוך שאיפה להימנע מאי-נעימויות או קריסות של מיזמים, חשוב לבחון מראש: האם המיזם יכול להמשיך לעבוד אם ייחתך המימון החיצוני? האם המוסד יכול להחזיק את היוזמה בעצמו? האם המוסד תלוי במוסד אחר? ככלל אצבע, ככל שהמוסד תלוי בגורמים חיצוניים, כך קטנים הסיכויים לאריכות ימים.
3. איכות ההערכה – כל מיזם מציע תפוקה שונה לחלוטין וצריך להימדד בצורה נבדלת. יש ערוצים שקל יותר לבחון אותם ברמה הנומינלית ולמדוד, למשל, את ממוצע הציונים השנתי בעקבות ההתערבות. לעומתם, ישנם מיזמים שמצריכים מנגנון הערכה מעמיק ופרטני יותר כדי להבין את מרחב ההשפעה, דוגמת הסבה להוראה, קהילות מקצועיות לומדות או קליטה וליווי של מורים חדשים. עבור פרויקטים כאלו, אין להסתפק בהערכה מספרית ורצוי לבקש משובים מגורמי הערכה חיצוניים, דוגמת שליחת סקרים למשתתפים חוץ-מוסדיים.
4. כלי ההערכה – על בסיס שיטת חילוץ הנתונים והמידע הקיים והנגיש, יוזמה עתידה לשקף רמות שונות של פוטנציאל מימוש. לכן, חשוב מאוד לבחור עבור כל יוזמה את מנגנון ההערכה המותאם ביותר עבורה. למשל, עבור תוכנית התערבות בנושא עידוד הגעת תלמידי תיכון לקמפוס, נבחרה אפליקציית GPS שבדקה וגם וידאה את הגעתם בפועל. לחלופין, ביוזמה לפיתוח מיומנויות רגשיות חברתיות בקרב תלמידי חטיבת ביניים, הוערכה ההשפעה באמצעות ראיונות עומק עם צוותים חינוכיים ובתוכנית לחיזוק הישגים במתמטיקה, אפשר היה להסתפק בהשוואות סטטיסטיות של ממוצעי ציונים.
5. התאמת היוזמה למוסד – על פי רוב, היוזמות המוצלחות ביותר הן אלו העוסקות בנושאי הליבה הבית ספריים, מעניינות את העומדים בראש המוסד ומגשימות את חזון ויעדי בית הספר, ולא אלו האזוטריות. לכן, כאשר מוגשת הצעה למיזם חדש, חשוב להצליב אותה עם החזון והמטרות שהוגדרו מראש ולוודא שהיא תקדם את המערך הבית ספרי, ולא תכלה משאבים.

חתירה לייעול ולשיפור מתון, אך מתמשך

כדי להימנע ככל האפשר מיוזמות מיותרות ולהצליח לחזות את הפוטנציאל של כל תוכנית, חשוב גם להבהיר את פני הדברים לסגל המורים והאדמיניסטרציה וללמדם להעריך את המיזמים שלהם, הן בשלב הצעת המיזם וכלה באשר למיזם פעיל. בד בבד, שדרת הניהול היא הנושאת באחריות להצלחת המיזמים, ולכן מוטל עליה לדעת להעריך את המיזמים הפועלים, ומדי שנה לשאול ארבע שאלות פשוטות, לגבי כל ערוץ:

1. מה קרה השנה במיזם?
2. מה צריך היה לקרות השנה במיזם?
3. אילו הצלחות נרשמו השנה בערוץ, מה הניע אותן וכיצד ניתן לתמרץ אותן?
4. מה רצוי ואפשר לשפר, וכיצד?

בטווח הארוך, כאשר ההנהלה מקדישה זמן לאיסוף מידע, הקשבה, שיח פתוח ורפלקציה היא עוזרת לצוותים להבין בעצמם ולהבהיר מה דרוש כדי למנף את הפרויקט ולהתאימו לעידן הנוכחי. לא זו בלבד, היא מונעת מראש עומס העבודה, תורמת לייעול מערכתי, חוסכת משמעותית במשאבים ומאפשרת להון האנושי הזוטר והבכיר למצות את עצמו.

רשימת המקורות

Bryk, A. S., Gomez, L. M., Grunow, A., & LeMahieu, P. G. (2015). Learning to improve: How America’s schools can get better at getting better. Harvard Education Press

NIRN & SISEP. (2025). Initiative inventory process tool (online report). University of North Carolina at Chapel Hill