כיצד בונים מאגר ידע: טיפול בפריטי תוכן

סוגים עיקריים של פריטי תוכן במאגר ניהול ידע

כאשר בונים מאגר ידע, ניתן להבחין בשלושה סוגים עיקריים של פריטי התוכן שבו:

א. פריט לא ייעודי- מידע שנאסף למטרות שאינן ניהול הידע, אך ניתן לעשות בהם שימוש לנ"ל.

דוגמא: סיכומי דיונים. הנ"ל מהווים בהחלט נדבך בזכרון הארגוני, אך שימורם מעשה מתוך הרגל, כאמצעי למעקב משימות או מכל סיבה אחרת.

ב. פריט ייעודי לא מעובד (או חצי מעובד) - פריט תוכן שנאסף לצורך מאגר הידע, אך לא עבר תהליך עיבוד מקיף.

דוגמא: תיעוד מידע על פגישות במאגר לקוחות. המידע בהחלט נאסף, אך לא מושקע מאמץ בעיבודו (מעבר לאיסופו). מנהל תוכן בד"כ יאשרו ללא שינויים ותוספות מעבר להוספת מילות מפתח להקלת השימוש בפריט.

ג. פריט תוכן ייעודי מעובד- פריט תוכן שנאסף לצורך המאגר ועבר תהליך סינון / עיבוד מקיף (Cognition- הכרה, ולאחריו Codification - פרמול).

דוגמא: מאגר תובנות ארגוני. הפריט נצבר בעקבות תחקירים או הגעה לאבני דרך חשובים בפרוייקט. הוא מייצג תוצר של התנסות וחשיבה. הוא מייצג את הידע ברמה הגבוהה ביותר הקיימת בארגון.

הטיפ מתמקד בפריטי התוכן הייעודיים המעובדים. כדי להחליט האם ואיך להכניס את הפריטים יש לבחון אותם אחד לאחד בשלושה מבחנים:

= מבחן החדשנות- יש לוודא שהפריט אינו מייצג מידע בנאלי וטריויאלי. יש לחשוב על הפריט העיניו של הקורא ולשאול אם אכן נלמד כאן דבר חדש.

הערה: לעיתים ניתן להפוך פריט טריויאלי לחדשני, ע"י הוספת הנסיבות הייחודיות או הדגשים המתאימים.

= מבחן הבהירות- יש לוודא שהפריט נהיר וברור גם לקורא ולא רק לכותב. יש לבנות את הפריט ברמת ה- Highlight כדגש קצר תמציתי ומדוייק, ולאפשר עיון מעמיק יותר בפרטים למעוניין. שתי הרמות, התמציתית כמו גם המעמיקה, חייבות להיות בהירות. נשמע טריויאלי, אך מניסיון, נוטים לשכוח הנ"ל בשוטף.

= מבחן הפרקטיות- יש לוודא שתוכנו של הפריט אכן יכול לסייע לקורא, וברמה הפרקטית. אם לדוגמא ייכתב במאגר שישנם עולים חדשים שאינם מכירים מהו כסף ויש ללמדם, אין זה פרקטי. אם לעומת זאת, יכיל פריט תוכן הנחייה או משחק סימולציה ללימוד והבנת משמעות הכסף, הרי שהפריט מסייע לקורא, ופרקטי לשימוש.

התהליך המתואר מייגע, וכדאי להשקיעו במשורה רק במוקדי הידע הקריטיים של הארגון. עם זאת, במקומות שיבוצע תהליך שכזה, סיכויי ההצלחה גדלים במידה ניכרת.